Self‑employment ‑ jakie koszty mogę odliczyć?

Osoby self‑employed ponoszą różnorodne koszty i wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. W rozliczeniu podatkowym (Tax Return) osiągnięty przychód jest pomniejszany o wartość poniesionych kosztów i wydatków – celem wyliczenia zysku podlegającego opodatkowaniu.

Tylko określone wydatki i odpisy amortyzacyjne mogą zostać potrącone z osiągniętego przychodu w celu zmniejszenia zysku podlegającego opodatkowaniu.

WYDATKI

Zgodnie z generalną zasadą koszty poniesione wyłącznie w celu osiągnięcia przychodu w ramach prowadzonej działalności są dozwolone do potrącenia przy rozliczeniu podatkowym.

Poniższa tabela przedstawia wydatki dozwolonewydatki niedozwolone do potrącenia przy kalkulacji zysku podlegającego opodatkowaniu.

KategoriaWydatki dozwolone do potrąceniaWydatki niedozwolone do potrącenia
Księgowość, prawo i inne profesjonalne usługi.Koszty usług świadczonych przez: księgowych, architektów, inspektorów budowlanych, radców prawnych, składki ubezpieczenia z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej.Koszty prawne związane z kupnem posiadłości/ dużych elementów wyposażenia, koszty rozstrzygnięcia sporów podatkowych, mandaty, grzywny za łamanie prawa.
Reklama i marketingKoszty zamieszczania ogłoszeń, przesyłek reklamowych, darmowych próbek, koszty strony internetowej, materiałów promocyjnych (wizytówki, ulotki)Koszty przyjmowania gości biznesowych (klientów, kontrahentów), koszty poczęstunków podczas spotkań biznesowych.
Bank, karty kredytowe i inne opłaty finansowe.Opłaty bankowe, opłaty za posiadanie karty kredytowej, odsetki od zakupów ratalnych, raty leasingowe.Spłaty kapitału pożyczek, debetów lub umów finansowych.
Samochód, van, podróże służbowe.Ubezpieczenie samochodu/vana, naprawy, serwisowanie, przeglądy techniczne, road tax, paliwo, opłaty parkingowe, opłaty za wypożyczenie. Podróże autobusowe, pociągowe, powietrzne, przejazdy taksówką. Koszty pokoi hotelowych i posiłków podczas podróży biznesowych wymagających noclegu.Koszty przejazdów prywatnych, użycia samochodu/vana na cele prywatne (odsetki odpowiadające prywatnemu użyciu), mandaty, koszty zakupu pojazdu (patrz odpisy amortyzacyjne), koszty podróży pomiędzy domem a miejscem prowadzenia biznesu
Komunikacja, artykułu biurowe i inne koszty biurowe.Opłaty za telefon stacjonarny, komórkowy, fax, internet. Usługi pocztowe, artykuły biurowe, produkty/usługi poligraficzne, drobne wyposażenie biurowe, oprogramowanie komputerowe.Odsetek kosztów odpowiadających prywatnemu użyciu, koszty nowego telefon/fax/sprzętu komputerowego i innego wyposażenia (patrz odpisy amortyzacyjne).
Branża budowlana – płatności dla podwykonawców (Subcontractorów).Płatności dla Subcontractorów w branży budowlanym (przed potrąceniem podatku).Płatności za prace prywatne.
Koszty dóbr przeznaczonych do sprzedaży lub do świadczenia usług w ramach biznesu.Koszty dóbr kupionych na sprzedaż, koszty użytych materiałów, bezpośrednie koszty produkcji dóbr.Koszty dóbr i materiałów kupionych na własny użytek.
Amortyzacja, straty na sprzedaży majątku.Amortyzacja i straty na sprzedaży majątku nie są wydatkami dozwolonymi do potrącenia (patrz odpisy amortyzacyjne poniżej).Amortyzacja samochodu, wyposażenia itp. straty na sprzedaży majątku (minus zyski na jego sprzedaży).
Polisa ubezpieczeniowa.Koszty biznesowych polis ubezpieczeniowych.Koszty możliwe do odzyskania.
Odsetki od pożyczek biznesowych.Koszty odsetek od pożyczek na cele biznesowe.Spłaty kapitału pożyczek/debetu na koncie, spłaty innych umów finansowych.
Odpisy nieuiszczonych należności.Kwoty ujęte jako przód jednak nie zapłacone (przez Klientów) i niemożliwe do odzyskania.Nieuiszczone należności nieujęte po stronie przychodu, nieuiszczone należności w odniesieniu do majątku trwałego (środków trwałych).
Czynsz, podatek od nieruchomości, media, ubezpieczenie nieruchomości.Czynsz, podatek od nieruchomości, koszty mediów (woda, energia, gaz, woda), ubezpieczenie nieruchomości, koszty ochrony. Użycie domu jako biura (w proporcji odpowiadającej biznesowemu użyciu).

Koszty odpowiadające części nieruchomości wykorzystywanej na cele prywatne, koszty zakupu posiadłości.

Naprawy wyposażenia, remonty nieruchomości.Naprawa (konserwacja, utrzymanie) wyposażenia i posiadłości biznesowych. Odnowienie/naprawa drobnych narzędzi i elementów wyposażenia.Naprawy części nieruchomości i wyposażenia wykorzystywanego na cele prywatne. Koszty ulepszenia, modyfikacji, dostosowania posiadłości i wyposażenia.
Płace, pensje i inne koszty pracownicze.Pensje, płace, premie, emerytury, dodatki dla pracowników, opłaty agencyjne, koszty podwykonawców, składki NICs płacone przez pracodawcę, odzież robocza, ochronna, szkolenia pracowników.Własne płace i wypłaty środków pieniężnych, płatności emerytalne, składki NICs za prace wykonane na cele niebiznesowe.
Inne wydatki biznesoweWyjazdy, podróże służbowe, subskrypcje zawodowe, inne koszty bieżące niewymienione powyżej.Płatności dla stowarzyszeń, partii politycznych, płatności charytatywne, nie‑biznesowa część jakichkolwiek kosztów, koszty zwyczajnych ubrań.
ODPISY AMORTYZACYJNE

Wydatki na środki trwałe wykorzystywane w ramach prowadzonej działalności (np. samochód, narzędzia, maszyny) nie mogą być potrącone z osiągniętego dochodu, jako bieżące wydatki. W odniesieniu do zakupionych środków trwałych można natomiast zastosować odpisy amortyzacyjne.

Osiągnięty dochód może być pomniejszony o odpisy amortyzacyjne środków trwałych o przewidywalnym okresie użyteczności ekonomicznej dłuższym niż 2 lata, np.:

  • Van
  • Samochód
  • Narzędzia
  • Meble
  • Sprzęt komputerowy
  • Maszyny
  • Wyposażenie/Sprzęt

W zależności od grupy środków trwałych, możliwe jest zastosowanie określonego rodzaju odpisów amortyzacyjnych.

Kalkulacja osiągniętego dochodu, a następnie jego pomniejszenie o dozwolone wydatki i odpisy amortyzacyjne celem wyliczenia dochodu podlegającego opodatkowaniu są realizowane w ramach corocznego rozliczenia podatkowego Tax Return.

Opracowano w oparciu o publikacje HMRC.

Autor: Malgorzata Czuper

»