Kwartalne rozliczenia osób Self‑employed (Making Tax Digital)

Kwartalne rozliczenia osób Self‑employed / Landlordów (Making Tax Digital)

Wymóg składania rozliczeń podatkowych co 3 miesiące będzie obowiązywał od 6 Kwietnia 2026 określone osoby self‑employed oraz określone osoby osiągające dochód z wynajmu nieruchomości. Zmiany te wynikają z programu Making Tax Digital, który będzie wdrażany na przestrzeni kolejnych kilku lat. Początkowo programem zostaną objęte osoby self‑employed / landlordzi z przychodem rocznym równym lub przekraczającym £50,000, w kolejnych latach również te z przychodem £30,000, a następnie £20,000.

Czym jest program Making Tax Digital

Program Making Tax Digital (MTD) ma na celu reformę i modernizację systemu podatkowego poprzez wykorzystanie usług cyfrowych, elektroniczne przetwarzanie i przechowywanie danych finansowych. Wymogiem programu jest przygotowywanie kwartalnych rozliczeń podatkowych oraz finalnego rozliczenia rocznego z użyciem komercyjnego programu księgowego spełniającego wymagania MTD. Urząd HMRC na swoich stronach publikuje listę dostawców oprogramowania spełniających te wymogi: Software Compatible with MTD for Income Tax.

Osoby, rozliczające się obecnie z wykorzystaniem konta online na stronach urzędu (HMRC online services for Self‑Assessment), które zostaną objęte programem MTD nie będą już mogły wykorzystywać tego serwisu do przygotowywania rozliczeń podatkowych. W jego miejsce będą musiały na własną rękę zakupić i wdrożyć program komputerowy spełniający wymogi MTD, w którym będą wprowadzały transakcje księgowe, przygotowywały rozliczenia i wysyłały je elektronicznie do urzędu lub też zlecić te prace swoim Księgowym. Cyfrowe przetwarzanie i przechowywanie danych finansowych oraz rozliczeń podatkowych ma na celu unowocześnienie systemu, zredukowanie ryzyka błędów, zwiększenie poprawności rozliczeń, ułatwienie sposobu ich przygotowywania poprzez wykorzystanie dostępnej technologii.

Programem tego samego rodzaju zostały już objęte rozliczenia VAT (MTD for VAT) począwszy od 2022 roku, obecnie program zostanie rozszerzony na osoby samozatrudnione i landlordów (MTD for Income Tax Self Assessment).

Making Tax Digital for Income Tax ‑ Kogo dotyczy i od kiedy obowiązuje

Jak już wspomniano programem zostaną objęte osoby samozatrudnione (Self‑employed) oraz osoby osiągające dochody z wynajmu nieruchomości (Landlords). To od kiedy te dwie grupy podatników muszą wdrożyć MTD i zacząć rozliczać się co kwartał zależy od wysokości ich przychodu. Program będzie wprowadzany stopniowo, każdego roku pułap przychodu zobowiązujący do wdrożenia MTD będzie obniżany, co sprawi że programem zostanie objęta coraz to większa grupa.

Daty objęcia programem MTD osób self‑employed / landlordów są następujące:

• Od 06/04/2026 program będzie obowiązywał osoby self‑employed oraz landlordów, których przychód z działalności self‑employment lub / oraz z wynajmu nieruchomości za rok podatkowy 2024/25 był równy lub przekroczył £50,000
• Od 06/04/2027 program będzie obowiązywał osoby self‑employed oraz landlordów, których przychód z działalności self‑employment lub / oraz z wynajmu nieruchomości za rok podatkowy 2025/26 był równy lub przekroczył £30,000
• Od 06/04/2028 program będzie obowiązywał osoby self‑employed oraz landlordów, których przychód z działalności self‑employment lub / oraz z wynajmu nieruchomości za rok podatkowy 2026/27 był równy lub przekroczył £20,000 (są plany obniżenia tego pułapu)

Bardzo ważnie jest zrozumienie jak jest liczony „przychód” decydujący o przekroczeniu pułapu i obowiązkowi wdrożenia MTD. Przychód ten jest rozumiany jako suma wpływów z działalności self‑employment lub wynajmu nieruchomości (czy też suma obu) przed odjęciem jakichkolwiek kosztów. Tak rozumiany przychód jest nazywany gross income lub turnover.

Wszystkie inne źródła dochodu rozliczanie poprzez Self‑Assessment, takie jak dochód z zatrudnienia (PAYE), z partnership, dywidendy, odsetki bankowe – są pomijane.

Poniżej klika przykładów, obrazujących jak jest wyliczany przychód na potrzeby ustalenie czy pułap rejestracji na MTD został przekroczony.

Przykład 1

Pan Adam w roku podatkowym 2024/25 miał następujące źródła dochodu:

• Przychód z zatrudnienia (P60): £24,000
• Przychód z działalności self‑employment: £50,500
• Koszty biznesowe self‑employment: £10,500
• Profit z działalności self‑employment: £40,000

Pan Adam musi wdrożyć MTD i zacząć rozliczać się co kwartał począwszy od 06/04/2026 bowiem jego przychód z self‑employment za rok 2024/25 (£50,500) przekroczył pułap £50,000.

Przykład 2

Pan Robert w roku podatkowym 2025/26 miał następujące źródła dochodu:

• Przychód z dywidend (własna spółka Ltd): £15,000
• Przychód z zatrudnienia (we własnej Spółce Ltd): £20,000
• Przychód z wynajmu 2 nieruchomości: £32,000
• Koszty związane z wynajmem nieruchomości: £12,000
• Profit z wynajmu: £20,000

Pan Robert musi wdrożyć MTD i zacząć rozliczać się co kwartał począwszy od 06/04/2027 bowiem jego przychód z wynajmu nieruchomości za rok 2025/26 (£32,000) przekroczył ustalony dla tego roku pułap £30,000.

Przykład 3

Pan Daniel w roku podatkowym 2025/26 miał następujące źródła dochodu:

• Przychód z działalności self‑employment (przed odjęciem kosztów biznesowych): £14,000
• Przychód z wynajmu 1 nieruchomości: £20,000
• Koszty związane z wynajmem nieruchomości: £10,000
• Profit z wynajmu: £10,000

Pan Daniel musi wdrożyć MTD i zacząć rozliczać się co kwartał począwszy od 06/04/2027 bowiem suma jego przychód z self‑employment oraz z wynajmu nieruchomości za rok 2025/26 (£14,000 + £20,000 = £34,000) przekroczyła pułap £30,000.

MTD for Income Tax nie obowiązuje w pierwszym roku prowadzenia działalności self‑employment / pierwszym roku osiągania dochodów z wynajmu nieruchomości.

W przypadku osób będących rezydentami podatkowymi w UK, osiągających dochody z wynajmu nieruchomości za granicą (np. w Polsce) dochody te będą traktowanie jako przychód przy ustalaniu czy pułap został przekroczony.

W przypadku gdy dochody z działalności / wynajmu dotyczą tylko części roku podatkowego, wówczas kwota roczna zostanie wyliczona proporcjonalnie do okresu aby ustalić czy pułap roczny został przekroczony – przykład poniżej.

Przykład 4

Pani Julia rozpoczęła działalności self‑employment z dniem 06/09/2025. Jej dochody za rok podatkowy 2025/26 (pierwsze rozliczenie w systemie Self‑Assessment) są następujące:

• Przychód z zatrudnienia (P45): £10,000
• Przychód z działalności self‑employment (przed odjęciem kosztów biznesowych): £16,000

Pani Julia nie zostanie objęta MTD od 06/04/2026 bowiem za rok 2024/25, do którego musimy się odnieść w celu sprawdzenia przychodu nie było składane rozliczenie Tax Return (nie było żadnego przychodu z działalności SE / wynajmu)

Przychód Pani Juli z self‑employment za okres 06/09/2025 do 05/04/2026 (6 miesięcy) wynosił £16,000. Aby ustalić kwotę roczną (12 miesięcy) musimy go zatem podwoić: £16,000 x 2 = £32,000.

Pani Julia musi wdrożyć MTD i zacząć rozliczać się co kwartał począwszy od 06/04/2027 bowiem jej przychód z self‑employment za rok 2025/26 przekroczył obowiązujący dla tego roku pułap £30,000.

Jak wdrożyć MTD i zacząć rozliczać się co kwartał

Schemat postępowania w celu spełnienia wymagań programu Making Tax Digital for Income Tax jest następujący:

• Zapoznanie się z programem MTD, jego wytycznymi, obowiązkami – świadomość zmian jakie wchodzą w życie.
• Sprawdzenie czy pułap przychodu dla danego roku podatkowego został przekroczony. Urząd HMRC sprawdza to ze swojej strony na podstawie otrzymanych rozliczeń Tax Return ‑ informuje listowie o przekroczeniu pułapu i dacie, od której program MTD musi zostać wdrożony.
• Wybranie, zakupienie i wdrożenie oprogramowania komputerowego spełniającego wymogi MTD – w przypadku gdy zamierzamy rozliczać się samodzielnie. Znając datę obowiązkowego przejścia na MTD, dobrze aby z wyprzedzeniem wdrożyć program księgowy. Każdy program wymaga zapoznania się z jego obsługą, często szkoleń. Z dniem kiedy MTD stanie się naszym obowiązkiem musimy być w stanie sprawnie korzystać z programu aby przetwarzać w nim dane finansowe, przygotowywać i wysyłać rozliczenia kwartalne i finalne rozliczenie roczne. W przypadku osób rozliczających za pośrednictwem Biur Rachunkowych / Agentów obowiązek wdrożenia i korzystania z odpowiedniego programu spoczywa na Księgowych.
• Zapisanie się na Making Tax Digital for Income Tax – można to zrobić samodzielnie poprzez konto online na stronie urzędu (HMRC online services for Self‑Assessment) lub też za pośrednictwem swego Biura Rachunkowego – zlecić Księgowej.
• Działanie zgodnie z programem MTD – korzystanie z programu księgowego spełniającego wymagania MTD, wysyłanie kwartalnych rozliczeń podatkowych oraz finalnego rozliczenia rocznego w wymaganej formie i terminach.

Jak możemy pomóc jako Biuro Rachunkowe

Przygotowywanie kwartalnych rozliczeń w systemie MTD za pośrednictwem Biur Księgowych wydaje się rozwiązaniem mniej problematycznym niż wdrożenie i korzystanie z odpowiedniego programu księgowego na własną rękę, jednak jest to kwestia indywidualnego wyboru. Każda opcja wiąże się z dodatkowym kosztem:

1. Koszt zakupu programu na własną rękę, czasu poświęconego na zapoznanie się z jego obsługą, czas przygotowywania w nim wymaganych rozliczeń.
2. Koszt usług księgowych w przypadku powierzenia rozliczeń Księgowym (wdrożenie i korzystanie z odpowiedniego programu księgowego spełniającego wymogi MTD pozostaje wówczas po stronie Biura Rachunkowego).

Ze swojej strony służymy zarówno wsparciem doradczym jaki i oferujemy pełną obsługę księgową rozliczeń kwartalnych osób self‑employed / landlordów w systemie MTD. Naszym celem jest pomoc w spełnieniu nowych obowiązków i wdrożenie wymaganych zmian w sposób jak najmniej problematyczny dla samych Klientów.